8 consejos para construir presencia digital a través de eventos remotos con tu startup
Los eventos remotos tienen grandes beneficios para las startups, como mayor alcance y menores costos. Descubre en este artículo buenas prácticas para organizar eventos exitosos.
En 2020, la pandemia aceleró una digitalización que llevaba gestándose durante varios años, y nos enseñó que los eventos remotos llegaron para quedarse.
Hoy, a casi tres años, ya nadie discute si hacer un evento remoto reporta beneficios o no, sino que más bien es un momento para extraer de esta experiencia las mejores prácticas y llevarlas a cabo, porque el riesgo de no hacerlo es que las personas dejen de estar interesadas en lo que podemos ofrecerle y no se inscriban a nuestro siguiente webinar.
Como organizadora de Growth Nights, una iniciativa de 500 Global, en 2020 nos enfrentamos a la necesidad de migrar a un formato en línea. Este cambio nos ayudó a llegar a audiencias de América Latina –como Colombia, Argentina o Perú– y a las cuales no habíamos podido acceder previamente.
Growth Nights nació en 2019 como un evento presencial en la Ciudad de México, y hoy se ha convertido en un evento remoto en el que, de manera periódica, tocamos temas de negocios de la mano de founders y colaboradores de empresas exitosas, con el objetivo de crear comunidad y ayudar a nuestra audiencia a crecer sus compañías.
Los eventos remotos traen a las startups numerosos beneficios, como la posibilidad de hacer crecer una audiencia y de mantenerla numerosa; de mostrar al founder o a los miembros de la startup como líderes de opinión en un tema y de servir como una herramienta extra para cuestiones mercadológicas, tales como crear awareness de marca, cerrar ventas o ahondar en las características de los productos.
Adicionalmente, estos permiten adecuar el mensaje a diferentes formatos –como redes sociales, por ejemplo– y, en consecuencia, tener mayor presencia de marca.
Planificación y plataformas a utilizar
Organizar un evento es similar al lanzamiento de un producto, es importante pensar en tu cliente, la solución que le vamos a ofrecer y el objetivo que queremos lograr con este encuentro. Por eso, primero hay que resolver, ¿presencial, híbrido o remoto?
Si se busca hacer comunidad en torno a la marca, por ejemplo, probablemente un evento presencial sea la mejor opción, porque permite generar una mayor calidez entre los asistentes a través de espacios de contenido o de bebidas y alimentos, por ejemplo.
El modelo híbrido funciona cuando se busca esta misma cercanía, pero no se quiere perder el alcance que te da un evento virtual. Los summits son un ejemplo perfecto de esto, ya que se suelen llevar a cabo conversaciones con speakers de alto nivel, las cuales son presenciales pero a la vez transmitidas en línea. Sin duda, este es un formato que requiere mayor presupuesto y tecnología para brindar una gran experiencia tanto a los que asisten de forma presencial y remota.
En contraste, si el objetivo que se tiene está más relacionado con ventas y entrega de valor, los eventos remotos serán una gran opción porque permiten tener una conversación estructurada, además de que las plataformas adecuadas te permiten tener un seguimiento detallado de la interacción de los asistentes. Además, organizar un evento remoto es mucho más económico, porque te permite ahorrar costos relacionados, como la renta del espacio, alimentos o el servicio de estacionamiento, por ejemplo.
Para organizar un evento remoto, es necesario empatar la plataforma en la que se va a realizar con el objetivo que buscas. Por ejemplo, si quieres generar leads, tener la posibilidad de rastrear el comportamiento de los usuarios durante la transmisión, tener mayor capacidad de respuesta y abrir una mayor posibilidad de venta de tus productos, WebinarJam es una opción que te permite hacerlo de una manera muy eficiente.
Por otro lado, si solamente quieres crear contenido en tu canal de YouTube y subir clips posteriormente a tus redes sociales, probablemente no necesitas una plataforma para resolver el proceso de registro.
Buenas prácticas para realizar un evento remoto
Como mencioné, identificar el objetivo del evento remoto es el primer paso. En 500 Global, a lo largo de estos años, hemos transitado por un camino que nos ha enfrentado a varios retos, como a que una transmisión se nos cayera en vivo.
En consecuencia, hemos aprendido de nuestros errores pero también de nuestros aciertos, y por ello, te compartimos buenas prácticas que han reforzado nuestra presencia digital, permitiéndonos conectar con una audiencia cada vez mayor y más participativa.
1. Apóyate de una herramienta de mailing.
Utilizar una herramienta de este tipo es fundamental porque te permite tener la información de tu audiencia en una base de datos, hace mucho más sencillo la comunicación y, en general, facilita la organización del evento. Ya sea que desees hacer un recordatorio sobre un evento, solicitar algún tipo de información o enviar un correo posterior, tener sus contactos ayuda a automatizar el proceso.
2. Diferencias de horario.
Existen distintas zonas horarias y es muy importante poner atención y darle a todos los usuarios la fecha y hora correcta del evento de acuerdo con su lugar de residencia. Para ello, existen herramientas como World Time Buddy, las cuales son muy sencillas de usar. Tan solo es necesario insertar el horario de tu zona y las regiones deseadas y automáticamente convierte el horario a otras zonas.
Otro aspecto importante respecto al horario es que este debe estar alineado al perfil de los asistentes. Por ejemplo, si se va a tratar una cuestión relacionada con ventas es adecuado programarla para ser atendida en horario de trabajo, mientras que algo más educativo –como Growth Nights– se puede realizar fuera de un horario de trabajo, para fomentar un ambiente más relajado.
3. Pide solamente los datos necesarios.
Por ejemplo, si es un demo day, entonces seguramente necesitarás un formulario de inscripción más extenso para corroborar que el perfil de la persona sea adecuado para el evento; pero si es un webinar de un par de horas con el objetivo de mostrar cómo se usa tu producto, seguramente solo requerirá que le pidas a los asistentes su correo electrónico. De cualquier manera, mantén el registro simple.
Un detalle que puede significar la diferencia entre que las personas asistan a tu evento o no son las barreras que se pueden encontrar a la hora de registrarse, por ello, lo ideal es que la persona solo tenga que dar su correo y con tan solo ese paso lo pueda agregar a su calendario de manera sencilla.
4. Apóyate de herramientas para recordar a tu audiencia.
Considera la utilización de herramientas como Webinar Jam, la cual te permite generar y enviar a través de un correo electrónico la información del evento a tu audiencia en los horarios que establezcas. Para esto también puede funcionar Add Event, el cual te permite programar recordatorios. De esta manera, los asistentes no se olvidarán de tu cita y tendrán todos los datos a la mano.
5. Mide los esfuerzos.
Siempre es importante que conozcas la tasa de conversión como una referencia de los resultados del evento. Para sacar este número, necesitas contabilizar la cantidad total de registros y hacer una relación con la cantidad de asistentes. En general, si esta es de alrededor del 20% o 30%, lo estás haciendo bien.
6. Envía un correo postevento.
Realmente pocos organizadores tienen como costumbre esta práctica, pero es una gran oportunidad de generar un call to action que genere interacciones. En este correo, sé creativo para ofrecerle todo el valor posible a tu audiencia.
Coloca highlights de lo que se trató durante la transmisión, incluye el link del evento para que lo puedan ver, compárteles la presentación y agrega la opción de solo poder escucharlo, como si fuera podcast. Estas son solo algunas sugerencias, la invitación es que utilices tu creatividad para encontrar la manera en la que tu audiencia se interese por tu contenido, aún si no tuvo la oportunidad de asistir al evento en vivo.
7. Avisa con suficiente anticipación.
Dos semanas antes es un buen tiempo para empezar a enviar la información del evento por correo y para darlo a conocer en tus redes sociales. De esta manera, les das tiempo a las personas de que se registren y crear conciencia del valor que estarás entregándole en el evento remoto.
Prepara varios copies que puedas ir lanzando en cada correo para que las personas se empiecen a animar a registrarse a lo largo del tiempo de promoción del evento. Estos, de forma distinta en cada correo, tienen que comunicar tanto de qué se trata el evento como el valor que le vas a proporcionar al usuario si se registra.
8. Interactúa con tu audiencia.
Siempre es bueno hacer partícipes a los asistentes durante el evento. Ya sea leyendo activamente el chat, asignando un espacio para preguntas en vivo o lanzando encuestas o dinámicas a las que puedan acceder desde un código QR.
Si el evento está relacionado con venta, es recomendable abordar las preguntas frecuentes primero y luego dar espacio para preguntas particulares.
En resumen
Un evento remoto, híbrido o presencial, es una oportunidad perfecta para dar a conocer tu marca, y lo que tienes por ofrecer al mundo. Al organizar tu evento, asegúrate de considerar cómo le estás ofreciendo a tu audiencia el máximo valor a cambio del tiempo que te están regalando.
Después de todo, este es el recurso más valioso que tienen y tú quieres que lo inviertan contigo y tu marca.
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