Proyección del P&L para founders en etapa temprana
El P&L te ayuda a ser estratégico con tus decisiones de negocio. En este artículo te compartimos cómo proyectar una estructura de costos y las bases para construir el P&L.
Esta pieza es la continuación de una serie de artículos sobre el modelo financiero para founders de startups tecnológicas en etapa temprana, donde detallamos sus componentes y cómo construirlo.
Previamente hablamos de la proyección de ingresos y hoy hablaremos de la proyección de los costos para construir el P&L. Si aún no has leído las piezas anteriores, puedes empezar aquí.
Qué es el P&L
Es el estado de resultados o Profit and Loss Statement que resume las ganancias y pérdidas de una empresa en un tiempo en específico. Es uno de tres herramientas fundamentales que una empresa necesita para entender el desempeño de su compañía:
- P&L o estado de resultados
- Cashflow o estado de flujo de efectivo
- Balance General
Dentro del modelo financiero, proyectar el P&L y el Cashflow te da este entendimiento táctico sobre cómo puede desarrollarse la compañía a futuro durante los distintos escenarios.
Para qué sirve el P&L
Sirve para dar visibilidad del desempeño de la compañía. Te da una estructura para saber cuánto está entrando a nivel ingresos, cuántos son los costos y la utilidad. Básicamente, te muestra si estás ganando o si estás perdiendo dinero.
Para construir las proyecciones del P&L y obtener el resultado, es necesario proyectar los costos.
Antes de entrar a detalle, quiero dar un paso atrás y reforzar algo fundamental mencionado en los artículos anteriores. Lo más importante es tener claridad hacia donde quieres llegar, identificar los objetivos de los siguientes meses y los recursos necesarios para lograrlos.
¿Qué es un recurso?
Es el medio para conseguir algo y satisfacer una necesidad. Los recursos pueden ser distintas cosas como talento humano, la gente que necesitas reclutar, herramientas tecnológicas, recursos administrativos o campañas de marketing, es decir, son los costos y gastos que necesitas.
Una vez que tienes definido estos recursos, puedes acomodarlos en una línea del tiempo para entender cuándo los necesitas para llegar a esos objetivos. Por ejemplo, no siempre necesitas contratar en el día uno a la persona de marketing si todavía debes desarrollar el producto. De esta manera, puedes ir adecuando la necesidad de los recursos en función al tiempo.
Una vez identificaste cuáles son los recursos y cuándo los necesitas, entonces vamos a meternos, ponerle números y definir los costos.
Estructura de costos
La estructura de costos sirve para organizar y mostrar los costos fijos y variables necesarios para que una empresa pueda operar.
Empecemos por definir los costos.
1. Los COGS (Cost of Goods Sold): son los costos de operación o costos directos. Básicamente, es el monto relacionado con la producción del producto. Por ejemplo, si manufacturas juguetes probablemente necesitas los materiales como madera, papel aluminio, tornillos, la envoltura y el envío, entre otros.
2. El segundo elemento importante es SG&A (Selling, General and Administrative Expenses): que está relacionado con el costo de generar un negocio y tiene distintas subcategorías.
- Gastos de ventas y marketing: Siguiendo con el ejemplo, dentro de los costos de ventas y marketing, probablemente necesitas anunciarte en distintos medios, y también necesitas el salario del vendedor que está físicamente en la tienda.
- Gastos administrativos: Dentro del SG&A, también entran los salarios de la parte administrativa, que no están relacionados directamente con la operación. Siguiendo con ejemplo de la juguetería, aquí entran los sueldos de las personas de administración, la contabilidad, finanzas, temas legales, entre otros.
- Otros: También existe la categoría “otros”, en el cual puedes agregar la renta de las oficinas, las plataformas tecnológicas o licencias, etc.
Proyección de costos
Anteriormente platicamos sobre cómo se construye una proyección de ingresos. La proyección de costos es mucho más simple.
La manera de verlo es darle a los costos supuestos de crecimiento en el futuro. Puedes tomar en cuenta crecimiento de inflación, incremento de salarios, de materia prima, etc. Por ejemplo, en una empresa de productos o insumos en particular, podríamos ver más o menos el histórico, cuánto ha crecido a lo largo del tiempo y entonces ese es el supuesto que puedes utilizar para proyectar los costos futuros.
Finalmente, si ya tienes los costos y los supuestos de cada uno, puedes proyectar el crecimiento o decrecimiento para los siguientes meses.
En la construcción de los costos y gastos que estamos haciendo para el modelo financiero para el P&L, es muy conveniente tomar en cuenta los distintos escenarios. Mi recomendación es que hagas un escenario con unos costos bajo un escenario positivo, uno base y uno pesimista, para entender cuál es esa estructura de costos en cada uno de esos escenarios.
Estructura del P&L
Una vez categorizado los costos con la estructura anterior, ya tienes todos los elementos para formar el P&L, el cuál es una simple fórmula.
A los ingresos netos deberás restarle los costos directos (COGS) para tener la utilidad operativa, y a su vez restarle los costos operativos (SG&A), para tener el EBITDA (acrónimo de los términos en inglés Earnings Before Interest Taxes Depreciation and Amortization) y al restarle los impuestos, amortización y depreciación obtendrás la utilidad neta.
Finalmente, para seguir construyendo el P&L, ahora deberás tomar los ingresos proyectados y costos proyectados para obtener la utilidad neta del futuro con base a los escenarios planteados.
Una buena práctica es que en tu excel, tengas una hoja de trabajo de la estructura de ingresos, en otra hoja la estructura de costos y gastos, y probablemente necesites irte a una siguiente hoja para estructurar el P&L y así tener una visibilidad mucho más general.
En resumen
Empieza desde lo más básico. Trata de entender primero qué es lo que mueve la aguja de tu negocio, los supuestos o hipótesis, haz la proyección de ingresos, la proyección de los costos y después une todo para tener hacer el P&L proyectado de los siguientes meses.
Recuerda el por qué estás haciendo un modelo financiero. Es una herramienta para que tú como founder puedas tomar decisiones financieras y entender bajo distintos escenarios cuáles son las acciones que tienes que tomar en tema de costos, contrataciones, etcétera.
No olvides que hacer proyecciones financieras es simplemente un ejercicio y representa solamente una posibilidad futura. Probablemente, un gran porcentaje de lo que definas no se va apegar a la realidad. Hay muchos factores que no dependerán de ti, pero el modelo financiero sí va a ser una herramienta clave para tomar decisiones con mayor claridad, entender cuándo es rentable tu negocio y qué es lo que necesitas hacer para tener los números.
En el siguiente artículo platicaremos de lo más importante para la planeación financiera: la proyección del cashflow. De esta manera, si tú quieres tener cierto crecimiento y llegar a ciertos objetivos de clientes, usuarios e ingresos y conoces los costos que el negocio necesita para operar pero necesitas saber cuántos recursos necesitarás para llegar a ello, podrás proyectar el cashflow o flujo de efectivo para tener claridad de las necesidades de financiamiento para cubrir ese espacio de dinero.
Próximamente
Este artículo es la tercera parte de la serie sobre el modelo financiero. Si no has leído la introducción, puedes hacerlo aquí.
En el próximo artículo de esta serie, hablaré a más detalle de:
Inversiones semilla
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